Qual é a importância da conciliação bancária

Como os valores recebidos por sua empresa devem estar de acordo com as vendas registradas em seu sistema interno.

10 de março de 2022 - Por Bruna Bill

Conciliação bancária é fazer a conferência de todas as suas vendas com o extrato bancário da sua empresa.

Atualmente é comum uma loja aceitar diversas formas de pagamento, seja cartão, Pix, boleto, entre outras. Fazer a conciliação bancária das operações com os extratos bancários é fundamental para ter mais controle do seu fluxo de caixa.

A gestão financeira da sua empresa envolve diversas ferramentas e procedimentos que precisam ser bem executados para garantir que os dados são confiáveis e os valores estejam corretos – cada venda importa muito, e assegurar que não haja divergência entre o que você vendeu e o que efetivamente recebeu é a função da conciliação bancária. É uma função muito consolidada no mercado, que vem ganhando um novo peso com a contínua criação de novos meios de pagamento no varejo.

Aceitar diferentes formas de pagamento é determinante para não perder nenhum cliente no cenário atual do varejo no Brasil. Seja por cartão de crédito, débito, cartão pré-pago, Pix, boletos ou transferências, o importante é fechar negócio! Também existem diversos softwares de PDV, maquininhas e sistemas que precisam estar integrados para um melhor controle – e todo apoio que o varejista puder receber para equilibrar todas essas frentes é mais do que bem-vindo.

Para você ter uma ideia dessa evolução, o Pix atingiu cerca de R$138,8 bilhões em pagamentos feitos por pessoas físicas a estabelecimentos comerciais no terceiro trimestre de 2021, segundo o relatório “Mercado de pagamentos em dados”, do Instituto Propague, de dezembro de 2021.

Com tantas formas de receber pelas vendas, sejam meios de pagamento ou diferentes prazos de recebimento, pode ser complicado centralizar essa gestão, fazendo a conferência de item a item do seu extrato. É por isso que nós vamos te explicar em detalhes como funciona a conciliação e quais as novidades que as empresas de soluções digitais para o varejo oferecem para facilitar a sua vida e melhorar o controle da sua empresa.

O que é conciliação bancária

Em poucas palavras, a conciliação bancária para varejo é a conferência dos valores recebidos no extrato bancário da sua empresa com as vendas registradas no seu sistema interno de PDV. Isso é importante para ter um melhor controle financeiro do seu negócio, sabendo exatamente quais são os valores recebidos e os que ainda serão pagos em outra data, no caso de vendas no crédito. Diferentes datas e canais de venda, com diferentes prazos ou parcelamento, diferentes meios de pagamento, em que se aplicam diferentes taxas… equilibrar todas essas variáveis e te dar segurança de que está tudo certo com os valores que você recebe no final é a função da conciliação.

Qual a importância de fazer a conciliação bancária no varejo

Quando falamos de conciliação bancária para empresas de varejo, o ideal é que você tenha uma ferramenta completa e um time de suporte especializado que te acompanhe, principalmente se seu volume de vendas for grande e você tiver várias formas de pagamento distintas. Utilizar planilhas de conciliação bancária é um início, mas existem ferramentas que podem ser mais adequadas para o trabalho de gestão de recebíveis.

Acompanhar diariamente o seu fluxo de caixa é importante para evitar fraudes internas, como pagamentos não repassados e também identificar valores inconsistentes e casos de devolução ou troca de mercadorias. A conciliação bancária dos recebíveis de cartão também é fundamental para ter mais previsibilidade na sua receita e entender o momento certo de fazer investimentos ou então solicitar a antecipação de valores para melhorar seu fluxo de caixa.

Como fazer a conciliação bancária de forma correta

Existem diversas formas de se fazer a conciliação bancária. A mais simples é o que a maioria das pessoas faz com suas finanças pessoais: checar o extrato do banco e anotar os gastos realizados, para ver se não houve um pagamento em duplicidade, por exemplo, ou se algo que deveria ter sido pago não foi, entre outras falhas que podem acontecer. Isso pode ser feito de forma básica em um caderno ou planilha de excel, ou então em aplicativos próprios para esse controle.

Caso você tenha um sistema mais robusto de softwares para PDV e uma TEF (Transferência Eletrônica Financeira) integrada às suas maquininhas de cartão, é possível automatizar a conciliação bancária, centralizando os valores a serem recebidos, de acordo com a forma e o prazo de pagamento.

Existem diversas empresas, softwares e ferramentas que oferecem o serviço de conciliação bancária e contábil. O mais indicado, porém, é que você escolha uma maquininha de cartão que ofereça a parte de conciliação automática e gratuita. Para você ter ainda mais agilidade e controle, Mooz Cartões realiza a conciliação conforme você realiza suas vendas, com a gestão pelo portal em tempo real, e não apenas depois do valor recebido.

Isso porque, até mesmo diferentes máquinas de cartão de crédito podem não estar conectadas ao seu sistema e fazer essas configurações iniciais de maneira adequada é importante. Por isso, contar com a melhor empresa de adquirência, que oferece o serviço de maquininhas de cartão e outros meios de pagamento, é fundamental, não esqueça de pesquisar bastante!

Problemas que sua empresa pode ter com erros de conciliação

O primeiro sinal de que é preciso ter mais controle sobre as vendas feitas no cartão é quando “as contas não batem”. Algo comum de acontecer em lojas de varejo, principalmente e-commerces, é o chamado chargeback, ou contestação de compra. Geralmente isso pode ocorrer por insatisfação com o produto ou mesmo fraudes com cartão de crédito. Esse tipo de situação geralmente resulta no estorno dos valores e, se você não tiver um controle e gestão adequada das suas vendas e recebíveis, pode bagunçar a gestão financeira da sua empresa e gerar perda de receita se a conciliação for feita de forma manual.

Conciliação automática e suas vantagens

Na hora de escolher sua maquininha de cartão, não esqueça de garantir que a empresa irá fazer a conciliação bancária automática e gratuita das suas vendas em um portal centralizado. Dessa forma, você não precisa se preocupar com a conferência de notas e recebimentos no seu extrato bancário e para de perder tempo com operações manuais.

Além disso, você também deixará de perder dinheiro, pois saberá exatamente quais os valores que tem para receber ao longo dos meses e não é surpreendido com a cobrança de taxas adicionais ou erros no repasse do valor total da venda.

Quer conhecer a solução que vai muito além da maquininha e conhecer de fato as principais necessidades do varejo? Conheça Mooz Cartões e seja acompanhado de perto por uma empresa que tem mais de 10 anos de experiência entregando mais lucratividade para as franquias do Grupo Boticário. Mais de 4.500 pontos de venda em todo o Brasil confiam na fintech do Grupo Boticário. E agora sua empresa também pode contar com nossas soluções!